ADOT Makes Big Moves at the Border- Pit-crew Style

by the Arizona-Mexico Commission

The Arizona Department of Transportation (ADOT) is making a number of changes to the safety inspection process at the border in order to enhance the flow of trade while keeping Arizona’s highways safe.

As part of a study conducted by ADOT, a team of consultants met with and interviewed dozens of transportation, enforcement, logistics professionals, importers and exporters in Arizona’s three principle ports of entry: San Luis, Nogales and Douglas. Among the common threads that emerged included:

  • That level 1 inspections (the most intense level of inspection) was taking too long;
  • That there needed to be an enhanced mechanism for dialogue between industry and the enforcement agencies;
  • That there were opportunities to deploy technology in order to help make the inspection process more efficient; and
  • That inspectors were subject to a quota for the number of inspections that resulted in trucks being subjected to intense inspections only to meet the quotas. 

Taking immediate action and implementing a unique process, a new pit-crew approach to level one inspections is being tested over a single officer inspecting the truck.  Initial results of the tests at San Luis indicate that the time to conduct a level 1 inspection has dropped from 65 minutes to an average of 25 minutes – a 65% reduction in inspection time.

ADOT has established the Border Liaison Unit (BLU), a unit dedicated to interfacing with industry at the local level. The BLU has permanent personnel assigned to each port of entry in addition to ADOT headquarters, and a series of outreach events have already taken place in all three border communities. This unit is integrated by individuals that are bilingual and are able to respond to concerns and inquiries from anywhere on the border as to the safety inspection process conducted by ADOT. Furthermore, they are interacting with their Sonoran counterparts and conducting site visits on the Mexican side of the border to work with industry and share information with their enforcement counterparts. This specialized unit is already working with Mexican drivers on what they can expect during the inspection process once they arrive in Arizona. The dialogue is at the local level and on the ground.

ADOT is in the process of testing a new tablet-based system that the inspector has in hand during the entire inspection process leading to huge gains in efficiency.  This system also makes data accessible in a real-time format so that officers can make informed and faster decisions. ADOT has also petitioned the Federal Motor Carrier and Safety Administration (FMCSA) that they remove the quota requirement from their inspectors at the ports of entry.  FMCSA has agreed to this approach during an initial testing period. ADOT relies on a risk-based inspection process, a dramatic change to the inspection culture. The focus of the inspection is on trucks that warrant the attention, not meeting the quota.

ADOT remains committed to finding new and continual ways to make the safety inspection process better, faster and more responsive to industry needs. Arizona is in competition primarily with California and Texas in attracting trade and new investment, and ADOT’s efforts help set Arizona’s ports of entry apart from all the rest – fulfilling Arizona’s commitment of a border that moves at the speed of business.

 

http://www.azmc.org/


ADOT: Seguridad en carreteras empieza con revisión estilo “pits”


El Departamento de Transporte del Estado de Arizona (ADOT por sus siglas en inglés) está llevando a cabo una serie de cambios al proceso de inspección de seguridad vial en todas las garitas para agilizar el flujo del comercio mientras a la vez se promueve la seguridad vial de vehículos tanto comerciales como particulares.

Como parte de un estudio realizado por ADOT, un equipo de consultores se reunió y entrevistó a decenas de ejecutivos de transporte; de logística; y a importadores y exportadores, entre otros especialistas, en los tres principales puertos de entrada de Arizona: San Luis, Nogales y Douglas. Entre las quejas comunes que más se escucharon, fueron:

  • Inspecciones de nivel 1 (el nivel más intenso de inspección) tardaban demasiado;
  •  Necesidad de contar con un mecanismo de diálogo más ágil entre usuarios y organismos de protección civil;
  • Oportunidades desaprovechadas en el uso de tecnologías actualizadas para que el proceso de inspección fuera más eficiente; y
  • Inspectores sujetos a una cuota de inspecciones diarias, que dan lugar a que camiones sean sometidos a minuciosas inspecciones sólo para cumplir con dichas cuotas.

Tomando medidas inmediatas vía un proceso único y novedoso, ADOT está probando un método de inspección nivel 1 a equipos que tradicionalmente se llevaba a cabo por un solo oficial. Los primeros resultados de las pruebas en San Luis indican que el tiempo para llevar a cabo una inspección de nivel 1 ha disminuido de 65 minutos a un promedio de 25 minutos -una importantísima reducción del 65% en el tiempo de inspección.

ADOT estableció la Unidad de Enlace Fronterizo (BLU por sus siglas en Ingles), unidad dedicada a interactuar con el usuario comercial a nivel local. Con personal permanente y actualizado asignado a cada puerto de entrada, además de la sede matriz en Phoenix, a la fecha se han llevado a cabo una serie de eventos de alcance en las tres comunidades fronterizas. Esta unidad especializada está integrada por especialistas bilingües y que son capaces de responder a cualquier consulta, duda o pregunta en cualquier lugar de la frontera en cuanto al proceso de inspección de seguridad. Adicionalmente, BLU interactúa  con sus homólogos sonorenses llevando a cabo visitas a sitios en el lado mexicano de la frontera para trabajar con empresas y usuarios y compartir información con los contrapartes del sector de seguridad. Y por si fuera poco, estos inspectores especializados dialogan directamente con los conductores mexicanos, informándoles sobre lo que estos pueden esperar durante el proceso de inspección una vez que lleguen a Arizona. El diálogo es en vivo, a nivel local e inmediato.

Por otra parte, ADOT también está llevando a cabo pruebas de un nuevo sistema domiciliado y accesible en iPad o tableta, misma que el inspector lleva consigo durante el proceso de inspección, y que por lo tanto el resultado conduce a importantes logros en eficiencia. Como ejemplo, el sistema permite que la información de datos sea accesible en tiempo real para que los oficiales puedan tomar decisiones informadas y oportunas.

Asimismo, se ha solicitado a la Administración Federal de Vehículos Motorizados y de Seguridad (FMCSA por sus siglas en ingles) que se elimine el requisito de cuota de sus inspectores en los puertos de entrada. Dicha petición ya fue aceptada durante un período de prueba inicial, lo que lleva a que la inspección se base en un proceso de análisis de riesgo, un cambio de 180 grados en la cultura de inspección anterior. Hoy por hoy, el enfoque de la inspección es sobre camiones que requieren atención, y no se basa en un cumplimiento de cuota.

ADOT mantiene el compromiso de desarrollar y ejecutar nuevos y continuos procesos de inspección de seguridad ágil, eficiente y más sensible a las necesidades de los sectores y usuarios industriales y comerciales. Como es de saber, Arizona compite mayoritariamente contra California y Texas para atraer al estado más inversión de capital y fuentes de trabajo, y esfuerzos e iniciativas como estas logran que los puertos de entrada de Arizona estén por encima de los de otros estados – cumpliendo con el compromiso de tener en Arizona una frontera tan ágil y eficaz como el comercio lo requiera.